Dalam era transformasi digital yang terus berkembang, peran Human Resources Department (HRD) tidak lagi terbatas pada perekrutan dan administrasi karyawan saja. Kini, HRD dituntut untuk menjadi mitra strategis perusahaan dalam membentuk budaya kerja, meningkatkan produktivitas, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan. Salah satu alat penting yang membantu HRD menjalankan peran strategis tersebut adalah HRIS (Human Resource Information System).
Namun, meski sudah banyak perusahaan yang mulai menyadari pentingnya digitalisasi SDM, masih ada yang belum sepenuhnya memahami manfaat HRIS dan bagaimana sistem ini bisa menjadi investasi jangka panjang yang krusial.
Apa Itu Software HRIS?
Software HRIS adalah sistem berbasis teknologi yang dirancang untuk mengelola berbagai aspek sumber daya manusia secara terintegrasi — mulai dari data karyawan, absensi, penggajian, manajemen cuti, hingga kepesertaan BPJS dan PPh 21. HRIS memungkinkan HRD untuk mengelola seluruh siklus hidup karyawan (employee lifecycle) secara efisien dalam satu platform.
Manfaat Software HRIS yang Harus Dipahami oleh HRD
Berikut ini beberapa manfaat utama dari penggunaan software HRIS yang wajib diketahui oleh tim HRD:
1. Pengelolaan Data Karyawan yang Terpusat
HRIS memungkinkan seluruh data karyawan tersimpan secara aman dan terpusat. Mulai dari informasi pribadi, status kepegawaian, kontrak kerja, hingga riwayat pelatihan, semua tersimpan dalam satu sistem yang dapat diakses dengan mudah dan cepat.
2. Efisiensi Waktu dan Pengurangan Beban Administratif
Dengan HRIS, HRD tidak lagi disibukkan dengan proses manual yang menyita waktu seperti rekap absensi, pengajuan cuti, atau perhitungan gaji. Sistem otomatisasi membantu memangkas waktu kerja administratif, sehingga tim HR dapat fokus pada hal-hal strategis lainnya.
3. Minimalkan Human Error
Kesalahan dalam perhitungan gaji, potongan pajak, atau iuran BPJS bisa menimbulkan masalah serius. HRIS membantu mengurangi risiko human error dengan sistem yang menghitung semua komponen secara otomatis berdasarkan data real-time.
4. Transparansi dan Akses Informasi untuk Karyawan
Karyawan bisa mengakses data pribadi mereka secara mandiri, mulai dari slip gaji, jumlah cuti yang tersedia, hingga status BPJS. Ini meningkatkan transparansi dan mengurangi pertanyaan berulang ke bagian HRD.
5. Mendukung Kepatuhan Hukum dan Regulasi
Sistem HRIS yang baik akan selalu mengikuti ketentuan hukum dan ketenagakerjaan terbaru, seperti pajak PPh 21 dan BPJS. Hal ini penting agar perusahaan tidak terkena sanksi akibat kelalaian administratif.
GajiHub: Solusi HRIS Lengkap untuk Bisnis Modern
Salah satu platform HRIS lokal yang terus berkembang dan banyak direkomendasikan oleh praktisi HR di Indonesia adalah GajiHub. GajiHub bukan hanya sekadar software absensi atau payroll, tetapi sebuah sistem HRIS yang dirancang untuk memenuhi seluruh kebutuhan manajemen SDM secara end-to-end.
Apa Saja Fitur Unggulan GajiHub?
1. Manajemen Data Karyawan
Fitur ini memudahkan HRD dalam menyimpan, memperbarui, dan mengakses data karyawan secara digital dan aman.
2. Absensi Online
Karyawan dapat melakukan absensi melalui aplikasi dengan dukungan GPS dan selfie. Absensi ini langsung terintegrasi dengan sistem penggajian.
3. Manajemen Cuti dan Izin
GajiHub menyediakan fitur pengajuan cuti dan izin secara digital, lengkap dengan alur persetujuan otomatis yang dapat disesuaikan dengan kebijakan perusahaan.
4. Payroll Otomatis
Perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, dan BPJS dilakukan secara otomatis. Slip gaji bisa diakses karyawan melalui aplikasi, tanpa perlu HRD mengirimkannya satu per satu.
5. Integrasi BPJS Ketenagakerjaan & Kesehatan
GajiHub mendukung pengelolaan BPJS, termasuk perhitungan iuran, pelaporan, dan pencatatan nomor kepesertaan. Ini membantu perusahaan untuk tetap taat regulasi dengan lebih mudah.
6. Laporan Pajak PPh 21
GajiHub membantu perusahaan dalam perhitungan dan pelaporan pajak karyawan (PPh 21), sehingga lebih hemat waktu dan meminimalisir kesalahan.
7. Portal Karyawan
Karyawan memiliki akses ke portal pribadi yang berisi informasi absensi, cuti, slip gaji, dan data lainnya. Hal ini meningkatkan engagement serta efisiensi komunikasi HR.
Peran HRD dalam Memilih Software HRIS Terbaik
Sebagai jantung dari manajemen SDM, HRD memegang peran penting dalam memilih software HRIS yang akan digunakan perusahaan. Perusahaan tentunya wajib memahami apa itu HRD dan perannya di perusahaan, termasuk dalam memilih software HRIS.
Berikut beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan:
1. Kesesuaian dengan Kebutuhan Perusahaan
HRD harus memahami proses internal perusahaan, mulai dari struktur organisasi, jumlah karyawan, hingga workflow yang ada. HRIS yang dipilih harus bisa mengakomodasi semua kebutuhan ini secara fleksibel.
2. Kemudahan Penggunaan
Sistem yang terlalu kompleks akan sulit diadopsi oleh karyawan. Pilih HRIS yang memiliki user interface yang intuitif, mudah digunakan oleh semua lapisan karyawan.
3. Dukungan Teknis dan Layanan Pelanggan
Pilih penyedia HRIS yang menyediakan dukungan pelanggan responsif dan edukatif, terutama di masa awal implementasi sistem.
4. Keamanan Data
HRD juga wajib memastikan bahwa HRIS memiliki standar keamanan tinggi, mengingat data karyawan adalah aset yang sangat sensitif.
5. Skalabilitas
HRIS yang baik harus bisa mengikuti pertumbuhan perusahaan. Saat perusahaan berkembang, sistem harus tetap bisa mengakomodasi kebutuhan baru, tanpa harus ganti sistem dari awal.
Kesimpulan
HRIS bukan sekadar alat bantu administratif, tetapi adalah sistem strategis yang bisa membawa perubahan besar dalam cara perusahaan mengelola sumber daya manusianya. Dengan fitur-fitur seperti yang ditawarkan oleh GajiHub, HRD dapat lebih fokus dalam membangun budaya kerja, meningkatkan kepuasan karyawan, dan mendorong efisiensi perusahaan secara menyeluruh.
Sebagai HRD, memahami manfaat software HRIS adalah langkah awal yang krusial. Namun yang lebih penting adalah bagaimana memilih solusi yang tepat — seperti GajiHub — yang mampu menjawab kebutuhan perusahaan saat ini dan ke depan.
